Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Landesbau

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Als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Landesbau (m/w/d) sind Sie die erste Anlaufstelle im Geschäftsbereich. Sie koordinieren das Tagesgeschehen, behalten wichtige Themen und Fristen im Blick und sorgen mit Ihrem vorausschauenden und strukturierten Arbeiten dafür, dass sich die Geschäftsbereichsleitung auf Ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren kann. 

• Sie halten der Geschäftsbereichsleitung organisatorisch den Rücken frei und sorgen für Struktur und Überblick im Tagesgeschäft indem Sie: 
  • Termine und Besprechungen koordinieren und organisieren
  • die Post- und Emailbearbeitung übernehmen, relevante Vorgänge erkennen und priorisieren 
  • die Telefonkommunikation übernehmen und Vermerke erstellen 
  • Besprechungen vor- und nachbereiten sowie Protokolle führen 
  • offene Aufgaben, Rückmeldungen und Fristen im Blick behalten und deren Bearbeitung nachverfolgen 
  • wichtige Themen und Handlungsbedarfe erkennen und die Geschäftsbereichsleitung darauf aufmerksam machen 
• Sie formulieren Texte, erstellen Präsentationen und arbeiten dabei sicher mit MS Office und weiteren digitalen Tools. 
• Sie bringen Ihre Fähigkeit zur Informationsfilterung und Strukturierung ein indem Sie:
  • strategische Fragestellungen und politische Anfragen aufbereiten, 
  • zu neuen Themen, wie z.B. Klimaschutz, recherchieren
  • Inhalte mit anderen Landesverwaltungen abgleichen und aufbereiten
  • Auswertungen aus Datenbanken durchführen
• Sie bearbeiten Honorarverträge von der schriftlichen Beauftragung über die Prüfung und Buchung bis hin zur Dokumentation. 

Zwingende Anforderungen 

• abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung, alternativ eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit einschlägigen kaufmännischen bzw. administrativen Inhalten
• mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Führungsebene oder Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. im politischen Umfeld
• fundierte Kenntnisse in MS-Office insbesondere zur Terminorganisation, Erstellung von Vermerken, Präsentationen und Auswertungen 
• klarer, stilsicherer und adressatengerechter Ausdruck in Wort und Schrift der deutschen Sprache
• strukturierte, digitale und vorausschauende Arbeitsweise
• ausgeprägte Fähigkeit zur Informationsfilterung, Priorisierung und adressatengerechter Aufbereitung
• sicheres und verbindliches Auftreten, Empathie sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein 
• Flexibilität in der Tagesgestaltung sowie einen Führerschein der Klasse B

Wünschenswerte Anforderungen

• Berufserfahrung im Bereich Bauen und Bewirtschaften
• Erfahrung im Umgang mit agilen Tools und weiteren digitalen Anwendungen 

• Flexibles Arbeiten:

  Arbeiten in Vollzeit mit 38,7 Wochenstunden oder in unterschiedlichsten Teilzeitmodellen. Dabei kann flexibel zwischen 6 Uhr und 21 Uhr gearbeitet werden.

• Fort- und Weiterbildung:

  Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.

• Gesundheit:

  Zahlreiche Gesundheitsangebote und eine betriebliche Altersvorsorge sorgen für zusätzliche Absicherung. Zudem besteht eine Partnerschaft mit Epassi (ehemals Hansefit).

• Kinderbetreuung:

  Wir unterstützen bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Angebote zur Kinderbetreuung und tragen so zu einer verlässlichen Betreuungssituation bei.

• Mobiles Arbeiten:

  Für eine gute Work-Life-Balance kann flexibel zwischen Zuhause, Büro und Lieblingsort gewechselt werden.
  

• Mobilität:

  Vergünstigte Mobilitätsangebote mit Nah.SH-Jobticket oder Deutschlandticket sowie Fahrradleasing.

• Tarifvertrag mit Sonderzahlung:

  Eine tarifliche Vergütung nach TV-L inklusive jährlicher Sonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen.

• Urlaub:

  30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester. Überstunden können durch Freizeit ausgeglichen werden.