Assistenzkraft (m/w/d) in der Gebäudebewirtschaftung

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Sie arbeiten gerne organisiert, behalten auch bei vielfältigen Verwaltungsaufgaben den Überblick und möchten mit Ihrer Arbeit zu einem reibungslosen Ablauf in der Gebäudebewirtschaftung beitragen? Dann unterstützen Sie unser Team am Bürostandort Lübeck und übernehmen Sie eine wichtige Schnittstellenfunktion bei der administrativen und organisatorischen Betreuung unserer Liegenschaften.

• Die Beauftragung und Veranlassung von Bewirtschaftungsleistungen übernehmen Sie unter Berücksichtigung der geltenden vergabe- und vertragsrechtlichen Vorschriften
• Im CAFM-Modul pit-FM erfassen und pflegen Sie interne Auftragsdokumentationen sowie Stunden- und Leistungsnachweise
• Zur Unterstützung der Objektbewirtschafter (m/w/d) erledigen Sie regelmäßig anfallende Verwaltungs- und Assistenzaufgaben. Hierzu gehören insbesondere die Erfassung und Pflege von Daten, die Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken sowie allgemeine Registratur- und Ablagetätigkeiten
• Sie leisten darüber hinaus administrative Zuarbeit im CAFM-System pit-FM und sorgen für eine zuverlässige Pflege der dort hinterlegten Informationen
• Als Ansprechpartner (m/w/d) innerhalb des Teams unterstützen Sie die organisatorischen Abläufe und tragen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit bei

Zwingende Anforderungen:

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit entsprechender tätigkeitsbezogener Berufserfahrung
• Kenntnisse in der Büroorganisation sowie fundierte Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Produkte
• sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• sichere Kommunikation in deutscher Sprache sowie Zuverlässig- und Gewissenhaftigkeit
• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zu Dienstreisen

Wünschenswerte Anforderungen:

• vergabe-, vertrags- und haushaltsrechtliche Grundkenntnisse
• Fähigkeit, auch in herausfordernden Situationen konstruktive Lösungen zu finden und erfolgreich umzusetzen
• Kooperationsfähigkeit und teamorientiertes Verhalten

• Fort- und Weiterbildung:

  Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.

• Gesundheit:

  Zahlreiche Gesundheitsangebote und eine betriebliche Altersvorsorge sorgen für zusätzliche Absicherung. Zudem besteht eine Partnerschaft mit Epassi (ehemals Hansefit).

• Kinderbetreuung:

  Wir unterstützen bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Angebote zur Kinderbetreuung und tragen so zu einer verlässlichen Betreuungssituation bei.

• Mobiles Arbeiten:

  Für eine gute Work-Life-Balance kann flexibel zwischen Zuhause, Büro und Lieblingsort gewechselt werden.
  

• Mobilität:

  Vergünstigte Mobilitätsangebote mit Nah.SH-Jobticket oder Deutschlandticket sowie Fahrradleasing.

• Tarifvertrag mit Sonderzahlung:

  Eine tarifliche Vergütung nach TV-L inklusive jährlicher Sonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen.

• Voll- und Teilzeitoptionen:

  Die Position kann grundsätzlich in Vollzeit mit 38,7 Wochenstunden oder in unterschiedlichen Teilzeitmodellen besetzt werden. Die konkrete Ausgestaltung der Arbeitszeiten erfolgt flexibel und in gemeinsamer Abstimmung.

• Urlaub:

  30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester. Überstunden können durch Freizeit ausgeglichen werden.